Guide des droits et des démarches administratives

Remboursement des frais de transport domicile-travail (secteur privé)
Fiche pratique

Les frais de transport correspondent à des dépenses engagées par le salarié pour se rendre sur son lieu de travail. Ces frais peuvent être remboursés par l'employeur et exonérés de cotisations dans certaines limites et sous certaines conditions.

Transport public

Les salariés du secteur privé qui prennent les transports publics pour se rendre sur leur lieu de travail bénéficient obligatoirement du remboursement partiel de ces frais.

Tous les salariés sont concernés, y compris ceux travaillant à temps partiel et les stagiaires

Il s'agit des services de transports publics tels que :

  • Métro

  • Bus

  • Tramway

  • Train

  • Location de vélo

Les titres de transport achetés à l'unité ne sont pas remboursables.

Seules les cartes d'abonnement sont prises en charge par l'employeur. Elles peuvent être annuelles, mensuelles ou hebdomadaires

La prise en charge s'effectue à hauteur de 50 % du tarif de 2e classe sur la base du trajet le plus court.

Cette prise en charge concerne les salariés à plein temps et ceux à temps partiel effectuant un mi-temps ou plus.

Les salariés à temps partiel effectuant moins qu'un mi-temps bénéficient d'une prise en charge au prorata du nombre d'heures travaillées par rapport à un mi-temps.

Par exemple, dans une entreprise où la durée hebdomadaire du travail est de 35 h, pour un salarié travaillant 15 h par semaine, la prise en charge d'un abonnement à 73 € sera calculée de la façon suivante : (73 x 50 %) x 15/17,5 = 31,29 €.

Le remboursement effectué par l'employeur se fait mensuellement (y compris pour les abonnements annuels) :

  • au plus tard à la fin du mois suivant celui de sa validation (hors abonnement annuel dont le remboursement est réparti mensuellement)

  • sur justificatif du salarié (remise ou présentation du titre)

Une attestation sur l'honneur suffit :

  • si l'abonnement à un service public de location de vélo ne comporte pas l'identité du salarié

  • ou si vous êtes intérimaire

Un accord collectif peut prévoir des modes de preuve ou de remboursement différents.

Dans tous les cas, les délais de remboursement ne doivent pas excéder 1 mois.

À noter
en cas de changement des conditions de remboursement (délai, justificatifs,etc.), l'employeur doit en avertir les salariés au moins 1 mois à l'avance.

Le montant de la prise en charge des titres d'abonnement doit être mentionné sur la fiche de paie.

Les remboursements partiels du prix des titres d'abonnement sont exonérés d'impôt sur le revenu.

Transport personnel

L'employeur peut prendre en charge totalement ou partiellement les frais du salarié qui utilise un moyen de transport personnel pour se rendre au travail. Cette prise en charge n'est pas obligatoire. Si l'employeur la met en place, elle doit profiter à l'ensemble des salariés dans les mêmes conditions. La prise en charge peut se faire dans le cadre du forfait mobilités durables pour le salarié utilisant un mode de transport alternatif.

La prise en charge de vos frais de transports personnels est possible uniquement si elle est prévue par un accord collectif ou une décision de l'employeur. Dans ce cas, vous pouvez prétendre au remboursement de vos frais de transports personnels si :
  • votre résidence habituelle ou votre lieu de travail sont situés en dehors de la région Île-de-France et d'une zone desservie par les transports urbains

  • et l'utilisation d'un véhicule personnel vous est indispensable en raison de vos horaires de travail.

Tous les salariés sont concernés, y compris ceux travaillant à temps partiel et les stagiaires. Les salariés à temps partiel effectuant moins qu'un mi-temps bénéficient d'une prise en charge au prorata du nombre d'heures travaillées par rapport à un mi-temps. Par exemple, dans une entreprise où la durée hebdomadaire du travail est de 35 h, pour un salarié travaillant 15 h par semaine, si la prise en charge de base des frais est de 200 €, elle sera calculée de la façon suivante : 200 x 15/17,5 = 171,43 €. La prise en charge n'est pas prévue si :
  • vous bénéficiez d'un véhicule mis à disposition permanente par l'employeur avec prise en charge des dépenses de carburant ou d'alimentation électrique (voiture de fonction)

  • ou vous êtes logé dans des conditions excluant tout frais de transports pour vous rendre au travail (logement de fonction),

  • ou votre employeur assure gratuitement votre transport domicile-travail

L'employeur peut verser un forfait mobilités durables au salarié qui utilise un moyen de transport personnel durable pour ses trajets domicile-travail. Le forfait mobilités durables est une allocation versée au salarié qui se rend sur son lieu de travail :
  • Soit en vélo personnel (mécanique ou à assistance électrique)

  • Soit en covoiturage (chauffeur ou passager)

  • Soit en moyen de transport personnel en location ou en libre-service (vélopartage, trottinette, scooter)

  • Soit en autopartage avec un véhicule à motorisation non thermique (véhicule électrique, hybride rechargeable ou hydrogène)

L'allocation est d'un montant annuel maximum de 400 €.

Les conditions de la prise en charge et du remboursement sont déterminées :

  • par un accord collectif entre l'employeur et les représentants d'organisations syndicales représentatives dans l'entreprise

  • ou par une décision de l'employeur dans les autres entreprises, après consultation du comité social et économique (CSE).

Vous devez alors fournir les pièces demandées par votre employeur, justifiant que vous remplissez les conditions de la prise en charge

À noter
en cas de changement des conditions de remboursement (délai, justificatifs, etc.), l'employeur doit en avertir les salariés au moins 1 mois à l'avance.

Le montant de la prise en charge des frais de transport doit être mentionné sur la fiche de paie.

Les remboursements de frais de transport sont exonérés de cotisations sociales et d'impôt sur le revenu dans la limite de 400 € par an.

Références

Modifié le 11/05/2019 - Direction de l'information légale et administrative (Premier ministre)
source www.service-public.fr