Guide des droits et des démarches administratives

Syndic de copropriété
Fiche pratique

Accès en ligne aux documents de la copropriété - 03.02.2020

La loi du 23 novembre 2018 dite loi Élan indique que le syndic de copropriété doit proposer aux copropriétaires un accès en ligne des documents relatifs à la gestion de la copropriété.

Un décret du 23 mai 2019 détermine la liste minimale des différents documents mis à la dispositions des copropriétaires dans l'espace dématérialisé. Ce texte s'applique à partir du 1er juillet 2020.

Les informations contenues dans cette page restent d'actualité et seront modifiées dès l'entrée en vigueur du texte.

Chaque copropriété doit avoir un syndic pour l'administrer et gérer les finances de la copropriété. Le syndic peut être un professionnel ou un non professionnel choisi parmi les copropriétaires. La durée maximale du mandat du syndic est de 3 ans (ou 1 an dans certains cas). Cette durée est renouvelable. Il est possible de mettre fin au mandat en cours du syndic.

Le syndic peut être :

  • un professionnel, c'est-à-dire une personne qui exerce en son nom propre ou au sein d'une société,

  • ou un non professionnel choisi parmi les copropriétaires (par exemple, bénévole ou exerçant sous la forme coopérative).

Le syndic est le représentant légal du syndicat de copropriétaires.

À ce titre, il gère les finances et l'administration de la copropriété. Pour cela, il doit veiller au maintien en bon état d'usage et de jouissance de toutes les parties communes de l'immeuble et de ses équipements.

Le syndic doit réaliser le budget prévisionnel de la copropriété, les comptes du syndicat et leurs annexes, et les soumettre au vote des copropriétaires.

Il doit ouvrir un compte bancaire séparé au nom du syndicat sauf si la copropriété compte au plus 15 lots de copropriété.

Sur ce compte doivent être versées, sans délai, toutes les sommes reçues au nom et pour le compte du syndicat de copropriétaires. La notion de compte séparé implique que le titulaire du compte soit le syndicat de copropriétaires. La personne apparaissant sur les relevés bancaires comme titulaire du compte doit donc être le syndicat de copropriétaires et non le syndic.

Le fait que l'intitulé du compte mentionne le nom du syndic ou ne mentionne pas le nom du syndicat fait supposer qu'il ne s'agit pas d'un compte séparé.

Le syndic doit :

  • réaliser et tenir à jour une fiche synthétique de la copropriété regroupant les données financières et techniques essentielles relatives à la copropriété et à son bâti,

  • réaliser et tenir à jour une liste de tous les copropriétaires avec indication de leur lot, état civil, domicile et, s'ils ont donné leur accord, leur adresse électronique,

  • faire exécuter le règlement de copropriété et les décisions de l'assemblée générale,

  • administrer l'immeuble, assurer sa conservation, sa garde, son entretien et, en cas d'urgence, faire exécuter les travaux nécessaires,

  • représenter le syndicat de copropriétaires en justice,

  • établir et tenir à jour le carnet d'entretien de l'immeuble,

  • informer les occupants de l'immeuble (propriétaires et locataires) des décisions prises en assemblée générale,

  • gérer les archives du syndicat de copropriétaires.

Il doit par ailleurs obligatoirement organiser un vote en assemblée générale concernant les décisions suivantes :

  • Souscription d'un contrat d'assurance responsabilité civile du syndicat (en cas de refus, le syndic peut souscrire cette assurance pour le compte du syndicat)

  • Délégation à une entreprise spécialisée de la gestion des archives du syndicat des copropriétaires

  • Signature des contrats avec toute entreprise ou prestataire qui lui est liée.

Le syndic doit remplir certaines conditions pour pouvoir exercer sa mission.

Il doit :

  • justifier d'une garantie financière suffisante destinée à assurer à la copropriété le remboursement de ses fonds en cas de faillite,

  • justifier d'une assurance responsabilité civile professionnelle,

  • et posséder une carte professionnelle portant la mention syndic de copropriété délivrée par la chambre de commerce et d'industrie (CCI).

Il doit être copropriétaire d'un ou plusieurs lots ou fractions de lots dans la copropriété qu'il est amené à gérer.

Il n'est pas tenu d'avoir une carte professionnelle, ni de présenter une garantie financière ou une assurance de responsabilité civile.

Il lui est toutefois recommandé de souscrire cette assurance, car sa responsabilité peut être engagée au même titre que celle d'un professionnel.

À savoir
si le copropriétaire perd sa qualité de copropriétaire, son mandat n'est plus valable à l'expiration d'un délai de 3 mois suivant l'événement. Durant ce délai, le syndic doit convoquer une assemblée générale et inscrire à l'ordre du jour la question de la désignation d'un nouveau syndic.

La désignation du syndic est différente selon que la copropriété existe déjà ou qu'elle est nouvellement créée.

Qu'il soit professionnel ou non, le syndic retenu doit être désigné par l'assemblée générale au cours d'un vote des copropriétaires à la majorité absolue.

Une mise en concurrence préalable de plusieurs projets de contrat de syndic doit être réalisée par le conseil syndical. La mise en concurrence n'est pas obligatoire si la copropriété n'a pas de conseil syndical ou si les copropriétaires s'y sont opposés l'année précédente par un vote à la majorité absolue.

À savoir
le contrat du syndic qui est arrivé à son terme après le 11 mars 2020 est renouvelé automatiquement sans avoir besoin de réunir l'assemblée générale des copropriétaires. Ce contrat est renouvelé jusqu'au commencement du nouveau contrat du syndic désigné par la prochaine assemblée générale des copropriétaires. Cette assemblée générale pourra être tenue à la fin de l'état d'urgence sanitaire lié au Covid-19, et au plus tard le 31 décembre 2020.

Tout copropriétaire peut par ailleurs demander au syndic d'inscrire à l'ordre du jour de l'assemblée générale l'examen d'autres projets de contrat de syndic qu'il lui communique à cet effet.

Les projets sont présentés aux copropriétaires avant qu'ils procèdent au vote du syndic.

Si aucun syndic n'a été désigné par l'assemblée générale convoquée à cet effet, le tribunal doit être saisi pour qu'il nomme un syndic. Cela peut être le cas si le mandat du syndic en exercice est arrivé à expiration avant sa mise en concurrence.

La saisine du tribunal doit être faite :

  • soit par un ou plusieurs copropriétaires,

  • soit par le maire de la commune ou le président de l'établissement public de coopération intercommunale (EPCI) compétent en matière d'habitat du lieu de situation de l'immeuble.

Un syndic provisoire doit être désigné :

  • par le règlement de copropriété rédigé par le promoteur,

  • ou par tout autre accord entre le promoteur et les copropriétaires.

Ce syndic provisoire a pour mission de réunir la 1re assemblée générale des copropriétaires qui désignera le syndic. Il pourra être maintenu dans ses fonctions par décision de l'assemblée générale, après mise en concurrence préalable de plusieurs contrats de syndic effectuée :

  • par le conseil syndical, s'il en existe un,

  • ou par les copropriétaires.

Le syndic retenu doit être désigné par un vote des copropriétaires à la majorité absolue.

Le mandat donné au syndic pour gérer l'administration et les finances de la copropriété prend la forme d'un contrat type dont le contenu est réglementé .

Le contrat type du syndic fixe les éléments suivants :

  • Durée du mandat (avec date de début et fin)

  • Conditions de la rémunération

  • Conditions d'exécution de la mission.

La durée du mandat du syndic doit être obligatoirement prévue par un vote en assemblée générale.

Cette durée doit être de :

  • 3 ans

  • ou 1 an si le syndic ou toute personne avec laquelle il vit ou il est lié (employés...) a participé à la construction de l'immeuble en tant que promoteur ou architecte.

La durée du mandat (3 ans ou 1 an) est renouvelable. Ce renouvellement doit être voté en assemblée générale à la majorité absolue.

À savoir
le contrat du syndic qui est arrivé à son terme après le 11 mars 2020 est renouvelé automatiquement sans avoir besoin de réunir l'assemblée générale des copropriétaires. Ce contrat est renouvelé jusqu'au commencement du nouveau contrat du syndic désigné par la prochaine assemblée générale des copropriétaires. Cette assemblée générale pourra être tenue à la fin de l'état d'urgence sanitaire lié au Covid-19, et au plus tard le 31 décembre 2020.

La copropriété peut décider de ne pas renouveler le contrat du syndic. La copropriété doit alors porter à l'ordre du jour d'une assemblée générale tenue dans les 3 mois précédant la fin du contrat les questions :

  • de désignation d'un nouveau syndic

  • et la fixation d'une date anticipée de fin de contrat.

Lorsque l'initiative vient du syndic, il doit informer le conseil syndical de son intention de ne pas conclure un nouveau contrat au plus tard 3 mois avant la tenue de cette assemblée générale.

L'assemblée générale désigne un nouveau syndic et fixe les dates de fin du contrat en cours et de début du nouveau contrat, qui doivent intervenir au plus tôt 1 jour franc après la tenue de cette assemblée.

Dans certains cas, il est possible de mettre fin au mandat en cours du syndic.

Pour en savoir plus

Modifié le 01/06/2020 - Direction de l'information légale et administrative (Premier ministre)
source www.service-public.fr